ข้อมูล และสารสนเทศ

     ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงาน  หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว

     สารสนเทศ (Information) นั้นคือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว  อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือมีความเกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่าง ๆ ได้สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ  แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น

คุณสมบัติของข้อมูล

        การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการ  หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์  องค์การจำเป็นต้องลงทุน  ทั้งในด้านตัวข้อมูล  เครื่องจักร  และอุปกรณ์  ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับ  เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ  การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้  และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็น
จริง  สามารถดำเนินการได้  ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน  ดังนั้นการดำเนินงานเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี  ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน  ดังนี้

    1. ความถูกต้อง  หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก  ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิง
หรือนำเอาไปใช้ประโยชน์  ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ  และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้  โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด  โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่  มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร  การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้

    2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน  การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้  มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว  ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ  มีการออกแบบระบบการเรียนค้น  และรายงานตามผู้ใช้

    3. ความสมบูรณ์  ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย  ในการดำเนินการจัดทำ
สารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม

    4. ความชัดเจนและกะทัดรัด  การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้  มีการใช้รกัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิว
เตอร์

     5. ความสอดคล้อง  ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ  ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ  ดูสภาพการใช้ข้อมูล  ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

        การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน  จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ  เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล  การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

1.  การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล  ควรประกอบด้วย

    1.1  การเก็บรวบรวมข้อมูล  เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก  และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา  เช่น  ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน  ข้อมูลประวัติบุคลากร  ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์  การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง  การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ  เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน

    1.2  การตรวจสอบข้อมูล  เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล  เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง  ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้  หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข  การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี  เช่น  การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน

2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ  อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้

    2.1  การจัดแบ่งข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม  เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน  การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน  เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน  และแฟ้มลงทะเบียน  สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีกรแบ่งหมวดหมู่สินค้า  และบริการ  เพื่อความสะดวกในการค้นหา

    2.2  การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว  ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ  ตัวเลข  หรือตัวอักษร  หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา  ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล  เช่น  การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร  การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์  ทำให้ค้นหาได้ง่าย

    2.3 การสรุปผล  บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก  จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ  เพื่อนำไปใช้ประโยชน์  ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า  เช่นสถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น

    2.4 การคำนวณ  ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก  ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้  ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย

3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน  ประกอบด้วย

    3.1  การเก็บรักษาข้อมูล  การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ  เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล  นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูล  เพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้

    3.2 การค้นหาข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไปการค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ  รวดเร็ว  จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน  ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา

    3.3 การทำสำเนาข้อมูล  การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้  หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง  จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้
ง่ายต่อการทำสำเนา  หรือนำไปใช้อีกครั้งไดโดยง่าย

    3.4 การสื่อสาร  ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย  การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมี
บทบาทที่สำคัญยิ่งท่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา

ตัวอย่าง 1

ข้อความบนระเบียนประวัตินักเรียนด้านบน  ทำให้ทราบว่า  เพชร  แข็งขัน  เป็นนักเรียนชาย  เกิดวันที่ 12 ม.ค. 2525  ที่อยู่บนระเบียนประวัตินักเรียนจึงเป็นข้อมูล

ถ้ามีการนำข้อมูลเกี่ยวกับปีเกิด  ของนักเรียนทั้งโรงเรียนจากระเบียนประวัติไปแจกแจงตามปีเกิดดังนี้

       จำนวนนักเรียนที่ได้จากการแจกแจงข้อมูลตามปีเกิดจะเป็นสารสนเทศที่เกิดจากการนำข้อมูลไปทำการประมวลผล